¿Qué documentos se requieren para Nómina?

Registros de nómina

Para cumplir con las regulaciones H-2A, la Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Estacionales (MSPA), y la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), se requiere que los empleadores mantengan registros de ganancias precisos y adecuados con lo siguiente:

• Nombre completo y dirección permanente del empleado.

  • Los trabajadores extranjeros deben tener su dirección en el extranjero archivada. Utilice la dirección de la vivienda en EE. UU. en toda la otra documentación.

• Número de teléfono permanente del empleado y dirección de correo electrónico permanente, si está disponible. 

• Número de seguro social. 

• Sexo, ocupación y —si es menor de 19 años— fecha de nacimiento.

• Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado.

• Hora a la que el trabajador comienza y termina cada día laboral. 

• Tarifa por hora y/o tarifa por pieza de pago.

• La naturaleza y cantidad de trabajo realizado (es decir, cantidad de horas, cantidad de piezas si hay tarifa por pieza).

  • Si se utilizan tarifas por pieza, las unidades producidas diariamente. 

• Horas ofrecidas y horas trabajadas realmente cada día (desglosadas por horas ofrecidas tanto de acuerdo con como por encima de la garantía de las tres cuartas partes).  

  • Esta información es obligatoria en los talones de pago de los trabajadores.  

  • Debe incluir el motivo si se ofrecieron horas pero no se trabajaron.  

• Un desglose de todas las deducciones y/o adiciones al salario.

• Fechas de inicio/fin y ganancias totales del período de pago.

• Nombre del empleador, dirección y FEIN. 

Aunque no es necesario incluirlo en el talón de pago, con el fin de determinar la garantía de las tres cuartas partes, debe conservarse un resumen que incluya: 

• Número de horas contratadas garantizadas

• Número total de horas ofrecidas hasta la fecha

• Horas garantizadas restantes, si las hay

Talones de pago

El día de pago (que debe ser como mínimo dos veces al mes), a cada trabajador se le debe entregar un comprobante de horas y ganancias que muestre: 

1. Las ganancias totales del trabajador para el período de pago;

2. La tarifa por hora y/o tarifa por pieza de pago del trabajador;

3. Las horas de empleo ofrecidas al trabajador;

4. Las horas realmente trabajadas por el trabajador;

5. Un desglose de todas las deducciones hechas del salario del trabajador;

6. Si se utilizan tarifas por pieza, las unidades producidas diariamente;

7. Fechas de inicio y fin del período de pago; y

8. Nombre del empleador, dirección y FEIN.

Si incluye la dirección del hogar del trabajador en el talón de pago, debe ser la dirección en la que resida en EE. UU. mientras esté empleado.