Apoyando a las Empresas Agrícolas Después del Huracán Helene

El huracán Helene ha dejado un rastro de devastación en las principales regiones agrícolas de Florida, Georgia, Carolina del Norte y varios otros estados. A medida que muchos propietarios de granjas y contratistas de mano de obra agrícola (FLCs) trabajan en el proceso de recuperación, hay consideraciones importantes a tener en cuenta respecto a los trabajadores H-2A, el cumplimiento y la asistencia en desastres. En Seso, reconocemos las dificultades que enfrenta nuestra comunidad agrícola y estamos aquí para ofrecer orientación y apoyo mientras navega por estos desafíos.

Seguridad y Cumplimiento de los Trabajadores Después de la Tormenta

Asegurar la seguridad de su fuerza laboral es la máxima prioridad. El Departamento de Trabajo (DOL) ha publicado pautas actualizadas para los empleadores afectados por el huracán Helene, que abordan áreas clave como la vivienda, el transporte y las condiciones de empleo para los trabajadores H-2A. A continuación se presentan puntos esenciales a considerar:

• ¾ La Garantía Sigue Aplicando: A pesar de las interrupciones causadas por el huracán, la garantía del 3/4 sigue en efecto para los trabajadores H-2A. Los empleadores están obligados a ofrecer a los trabajadores al menos el 75% de las horas totales indicadas en sus órdenes de trabajo, independientemente del impacto de la tormenta, a menos que el contrato se termine formalmente antes mediante un Contrato de Imposibilidad (“COI”).

• Terminar el contrato anticipadamente con una determinación formal de COI: Si cree que ya no puede cumplir con sus obligaciones bajo la orden de trabajo y/o ha perdido el cultivo por completo como resultado de la tormenta, puede solicitar terminar el contrato anticipadamente mediante una solicitud formal de determinación de COI. Los empleadores deben solicitar por escrito una determinación de contrato de imposibilidad, y se recomienda presentar documentación que respalde los daños causados por la tormenta junto con la solicitud por escrito. El DOL proporciona orientación específica sobre cómo hacer esta solicitud y las circunstancias bajo las cuales puede ser aprobada. Véase 20 CFR 655.122(o).

• Evaluar y reportar las condiciones de vivienda: Si la vivienda proporcionada a sus trabajadores H-2A ha sido dañada, debe notificar al DOL y a la SWA de inmediato. Pueden estar disponibles soluciones de vivienda temporales, pero asegúrese de que cumplan con los estándares establecidos en las pautas del DOL e informe al DOL y a la SWA por escrito sobre el cambio de ubicación de la vivienda.

• Mantener la comunicación con los trabajadores: Mantenga líneas de comunicación abiertas con sus empleados, asegurándose de que estén al tanto de cualquier cambio en los horarios laborales, la vivienda o el transporte.

Para una orientación detallada, consulte las preguntas frecuentes del DOL sobre el huracán Helene aquí.

Entendiendo las Restricciones en la Limpieza de Tormentas para FLCs

Es crucial señalar que el DOL ha marcado una clara línea en lo que respecta al trabajo de limpieza después de la tormenta para los trabajadores H-2A, particularmente para los contratistas de mano de obra agrícola (FLCs). Según la orientación reciente, los FLCs están restringidos de emplear a trabajadores H-2A para actividades de limpieza de tormentas fuera de la granja. El DOL no ha proporcionado más claridad sobre esto, pero es crítico mantenerse en cumplimiento:

• La Limpieza en la Granja para Cultivadores Está Permitida: Para los agricultores o cultivadores que emplean directamente a trabajadores H-2A en sus granjas, el DOL ha declarado explícitamente que las actividades de limpieza directamente relacionadas con las operaciones primarias de la granja son permisibles, independientemente de si esos deberes laborales estaban listados en el contrato. Esto incluye la remoción de escombros y otras tareas relacionadas con el restablecimiento de la granja a su estado operativo.

• Los FLCs Enfrentan Límites Más Estrictos: Los FLCs no deben tener a los trabajadores H-2A realizando limpieza de tormentas fuera de la granja bajo ninguna circunstancia. Si su orden de trabajo ya incluía la limpieza de escombros como parte de sus actividades regulares en la granja, sería seguro continuar ese trabajo. Sin embargo, enviar trabajadores fuera del lugar para tareas de eliminación de tormentas, incluso si está relacionado con la recuperación, no está permitido. 

Aunque la orientación puede parecer restrictiva en comparación con años anteriores, particularmente para los FLCs, es importante adherirse a las limitaciones del DOL para evitar cualquier problema de cumplimiento. La orientación de preguntas frecuentes del DOL sobre la distinción entre el trabajo de limpieza de huracanes realizado en la granja en el empleo de un agricultor frente al realizado en el empleo de un H-2ALC caracteriza la cuestión de la siguiente manera:

• Note que “limpiar la tierra de malezas y otros escombros dejados por un huracán” está específicamente incorporado en la definición del Departamento de trabajo agrícola o servicios en 20 CFR 655.103(c)(1)(i)(B) cuando esas tareas son realizadas por trabajadores que están “[i]n the employ of the owner or tenant or other operator of a farm” y “la mayor parte de dicho servicio se realiza en una granja.” Por lo tanto, los empleadores de sitios fijos pueden tener trabajadores empleados bajo los términos de una certificación temporal de trabajo H-2A que realicen tales funciones, siempre que la mayoría de esas funciones ocurran en las granjas listadas en la certificación. Sin embargo, los H2ALCs no pueden.”

Mejores Prácticas para la Recuperación Operativa

Volver a los negocios después de un desastre natural puede ser un desafío, pero hay pasos que puede seguir para garantizar una recuperación más fluida:

1. Documentar pérdidas y daños: Mantenga un registro detallado de todos los daños a la propiedad, cultivos y equipos. Esta documentación será esencial al solicitar reclamos de seguros o asistencia en desastres.

2. Reevaluar las obligaciones de cumplimiento: Si la tormenta ha afectado su capacidad para cumplir con los requisitos de vivienda, transporte o trabajo de H-2A, comuníquese con el DOL para discutir posibles ajustes, hasta e incluyendo una determinación de COI.

3. Actualizar sus planes de preparación para emergencias: Como parte de la recuperación a largo plazo, es importante revisar los planes de emergencia para mejor prepararse para futuros incidentes. Esto incluye crear o actualizar rutas de evacuación, protocolos de comunicación y capacitación en seguridad para los trabajadores.

Recuperación Operativa y Acceso a Asistencia en Desastres

Recuperarse del huracán Helene llevará tiempo, pero hay varios recursos disponibles para ayudar a los empleadores agrícolas. Aquí está lo que necesita saber:

• Asistencia del Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA): Los agricultores y FLCs en áreas de desastre declaradas pueden solicitar asistencia de FEMA, que cubre una variedad de costos, incluyendo vivienda temporal, reparaciones y otros gastos relacionados con la recuperación.

• Programas de Emergencia del USDA: El USDA ofrece préstamos y subvenciones de emergencia para empresas agrícolas afectadas por desastres naturales. Estos programas pueden ayudarle a restaurar las operaciones de la granja y cubrir pérdidas de cultivos y propiedades.

• Ayuda Estatal y Local: Muchos estados están proporcionando apoyo adicional a través de subvenciones y fondos de recuperación para negocios impactados por el huracán. Asegúrese de explorar opciones locales en Florida, Georgia y Carolina del Norte.

Para más información, revise la orientación sobre asistencia en desastres del DOL aquí.

Cómo Seso Puede Ayudar

Navegar la recuperación post-desastre y mantenerse en cumplimiento con regulaciones laborales complejas puede ser desalentador. Seso está aquí para apoyarle con herramientas para gestionar el cumplimiento, la nómina y las necesidades de la fuerza laboral. Ya sea que esté tratando con modificaciones en las órdenes de trabajo H-2A, cambios en las certificaciones laborales o ajustes en la nómina, nuestro equipo está listo para ayudar a los clientes durante este momento crítico.

A medida que continúa reconstruyendo tras el huracán Helene, sepa que la ayuda está disponible. La comunidad agrícola ha enfrentado desafíos antes y superará este. Si tiene preguntas o necesita más orientación, no dude en comunicarse con nuestro equipo en Seso. Estamos comprometidos a apoyarle a usted y a su fuerza laboral en cada paso del camino.

Preguntas Frecuentes

¿Permitirán OFLC solicitudes de extensiones de plazos o harán otras adaptaciones razonables para empleadores afectados por desastres mayores como el huracán Helene? 

Sí. OFLC reconoce que el huracán Helene puede tener un impacto significativo en los negocios y comprende que algunos empleadores pueden no ser capaces de responder oportunamente a las solicitudes de información y otra correspondencia de OFLC sobre el procesamiento de aplicaciones o cumplir con los plazos aplicables. Por lo tanto, OFLC concederá extensiones de tiempo y plazos para empleadores afectados por el huracán Helene, incluidas las demoras causadas por el huracán Helene y aquellas que ocurrieron como resultado de que los negocios se prepararan para ajustar sus operaciones normales debido al huracán Helene.

Debido al impacto del huracán Helene, ya no tengo necesidad comercial de los trabajadores empleados bajo la certificación temporal de trabajo que recibí. ¿Qué hago? 

Los empleadores que recibieron certificación temporal de mano de obra bajo los programas de visa H-2A, H-2B o CW-1 pueden solicitar aprobación al Oficial Certificador de OFLC Chicago NPC para terminar el trabajo bajo la orden de trabajo y/o contratos de trabajo antes de la fecha final de trabajo debido al impacto del huracán Helene. Un empleador puede presentar una solicitud de “imposibilidad de contrato” al Oficial Certificador de NPC Chicago utilizando el siguiente método: 

Correo electrónico: TLC.Chicago@dol.gov 

Incluya la frase “Huracán Helene” seguida del número de caso completo de OFLC en la línea de asunto del correo electrónico. 

Teléfono: 312-886-8000

Recordatorios Importantes: 

• Un empleador sigue siendo responsable de sus obligaciones bajo el contrato de trabajo hasta recibir una determinación favorable de “imposibilidad de contrato” por parte del DOL. 

• En el caso de que el DOL determine la imposibilidad de contrato, el empleador debe documentar sus esfuerzos por cumplir con cada aspecto de la provisión de imposibilidad de contrato, incluyendo:

  • Cumplir con una garantía de tres cuartas partes por el tiempo que ha transcurrido desde el comienzo del contrato de trabajo hasta el momento de su terminación;

  • Hacer esfuerzos para transferir al trabajador a otro empleo comparable aceptable para el trabajador, consistente con la ley de inmigración existente, según sea aplicable. Si tal transferencia no se efectúa, el empleador debe:

    • (1) Devuelve al trabajador, a expensas del empleador, al lugar desde donde el trabajador (sin tener en cuenta el empleo intermedio) vino a trabajar para el empleador, o transportar al trabajador al siguiente empleador H–2A certificado, según la preferencia del trabajador;

    • (2) Reembolsar al trabajador la cantidad total de cualquier deducción hecha de la paga del trabajador por parte del empleador para gastos de transporte y subsistencia al lugar de empleo; y

    • (3) Pagar al trabajador cualquier costo incurrido por el trabajador para transporte y subsistencia diaria al lugar de empleo de ese empleador. La subsistencia diaria debe calcularse como se establece en las regulaciones en 20 CFR 655.122(h). La cantidad del pago de transporte no debe ser menor (y no se requiere que sea mayor) que los cargos de transporte de un portador común más económicos y razonables para las distancias involucradas.

Debido a la calamidad del huracán Helene, mi negocio tiene una necesidad crítica de trabajadores H-2A para realizar labores o servicios agrícolas. Sin embargo, no tengo tiempo suficiente para preparar toda la documentación requerida para presentar una orden de trabajo completa con la Agencia de Fuerza Laboral Estatal (SWA) y una solicitud H-2A con OFLC dentro de los plazos de presentación regulatorios. ¿Puedo presentar una solicitud H-2A de emergencia con OFLC? 

Sí. Bajo 20 CFR 655.134, OFLC puede considerar esta situación como causa buena y sustancial y, si estos empleadores no pueden cumplir con los plazos de presentación regulatorios, deben solicitar una exención del plazo de presentación regulatorio por este motivo. 

La vivienda certificada para los trabajadores ya no está disponible o no puede ser utilizada debido al impacto del huracán Helene. ¿Puedo usar otra vivienda que no fue inicialmente divulgada en la orden de trabajo H-2A? 

Si la vivienda certificada se vuelve no disponible por razones ajenas al control del empleador, como el impacto del huracán Helene, el empleador puede sustituir otra vivienda de alquiler o alojamiento público que esté en cumplimiento con los estándares de vivienda locales, estatales o federales aplicables bajo 20 CFR 655.122(d). El empleador debe notificar rápidamente a la SWA por escrito sobre el cambio de alojamiento y las razones de dicho cambio, y proporcionar a la SWA evidencia de cumplimiento con los requisitos de 655.122(d) para la vivienda sustituida. Si, tras la inspección, la SWA determina que la vivienda sustituida no cumple con los estándares de vivienda aplicables, la SWA proporcionará notificación por escrito al empleador para subsanar las deficiencias con una copia a OFLC.

Algunos lugares de trabajo listados en mi Solicitud de Certificación Temporal de Empleo certificada y orden de trabajo ya no pueden soportar empleo debido al impacto imprevisto del huracán Helene. Sin embargo, tengo trabajo en otros lugares de trabajo dentro del área certificada de empleo donde se puede realizar trabajo. ¿Puedo colocar trabajadores en otros lugares de trabajo que no están específicamente listados en la Solicitud de Certificación Temporal de Empleo certificada pero que aún están dentro de la misma área de empleo prevista?

Sí. Una Solicitud de Certificación Temporal de Empleo certificada es válida solo para el número de posiciones H-2A, el área de empleo prevista, la clasificación de trabajo y servicios o labores específicas a realizar, y el(los) empleador(es) nombrados en la solicitud certificada, incluidas las modificaciones aprobadas. Debido al impacto del huracán Helene, el DOL permitirá a un empleador colocar trabajadores H-2A y trabajadores en empleo correspondiente en lugares de trabajo adicionales no divulgados previamente en la solicitud de H-2A certificada, solo según sea necesario debido al impacto del huracán Helene, si tales lugares de trabajo se encuentran dentro de la misma área de empleo prevista certificada por el DOL.

Para lugares de trabajo que están fuera del área certificada de empleo prevista y donde el impacto del huracán Helene constituye una causa buena y sustancial, el empleador puede presentar una nueva solicitud bajo las regulaciones del DOL para situaciones de emergencia en 20 CFR 655.134. Una nueva solicitud asegura que se brinden protecciones críticas, como vivienda, transporte y comidas, a todos los trabajadores que realicen trabajo en los lugares de trabajo que no están cubiertos por la solicitud H-2A certificada y la orden de trabajo. 

¿Puedo acomodar diferentes horarios de llegada para mis trabajadores debido al impacto del huracán Helene, diferente de la fecha de inicio en mi Solicitud de Certificación Temporal de Empleo certificada y la orden de trabajo? 

Sí. El DOL reconoce que un empleador puede necesitar una mayor flexibilidad en el inicio del trabajo para algunos o todos sus trabajadores debido al impacto del huracán Helene. Por lo tanto, el DOL está eximiendo la necesidad de que los empleadores obtengan aprobación formal del CO para enmiendas menores a la fecha de inicio del trabajo para acomodar la llegada de los trabajadores en diferentes momentos en esta circunstancia temporal y única. Esta exención incluye la necesidad de que los empleadores “adelanten” sus fechas de inicio del trabajo en caso de que los trabajadores sean necesarios antes de lo esperado debido al impacto del huracán Helene.